Procesbeschrijving Veilige Incidentmelding (VIM)

Vanuit de Wet Kwaliteit, Klachten Geschillen Zorg (WKKGZ) is de zorgaanbieder per 1 juli 2016 verplicht om een registratiesysteem en een procedure te hebben voor het veilig intern kunnen melden, registreren en onderzoeken van (bijna)incidenten in de praktijk. Doel is hiervan te leren en incidenten in de toekomst te voorkomen. Veilig incidentmelden (vim) betekent dat de procedure de veilige omgang met de gegevens moet waarborgen.

Een incident is elke onverwachte of onbedoelde gebeurtenis, waardoor de patiënt schade heeft geleden, kan leiden of had kunnen leiden. In het laatste geval gaat het om een zogenoemd ‘bijna-incident’, waarbij door het tijdig opmerken van de gebeurtenis kon worden voorkomen dat de patiënt schade leed.

Binnen Psychotherapiepraktijk Dictus:

1. Is een procesbeschrijving aanwezig
2. Incidenten worden los van het patiëntendossier geregistreerd en bewaard. (Bijna-) Incidenten worden beschreven met datum en plaats. De gegevens worden dusdanig beschreven dat ze niet herleidbaar zijn naar de desbetreffende patiënt. Dit document wordt bewaard op de computer van de praktijkhoudster Charlotte Dictus onder naam ‘VIM’ onder documenten PP Dictus –> VIM –> Meldingen en is beveiligd met een wachtwoord.
3. Bij de beschrijving van het incident worden de genomen maatregelen naar aanleiding van dit incident en maatregelen om dit incident in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen genoteerd.
4. (Bijna-)Incidenten worden besproken binnen de praktijk met collega’s en/of binnen intervisie.

De VIM Procedure

De procedure die binnen de praktijk bij een (bijna) incident wordt gevolgd is als volgt:

• Registratie: Behandelaar registreert het (bijna) incident geanonimiseerd in een bestand op haar computer voorzien van plaats en datum
• Analyse: Behandelaar onderzoekt en analyseert het (bijna)incident
• Bespreking: Behandelaar bespreekt het (bijna)incident met collega’s, in het praktijkoverleg of tijdens een intervisie
• Maatregel: De maatregel/oplossing die wordt getroffen wordt vermeld en beschreven. Dit om een dergelijk (bijna)incident in de toekomst te voorkomen

De behandelaar zal bij de aanwezigheid van kinderen altijd een kindcheck uitvoeren en herhalen als dit nodig mocht zijn. Een kindcheck houdt in dat met cliënt wordt gekeken naar hoe het gaat in de thuissituatie. Volgens de Wet verplichte meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld moet sinds 1 januari 2019 een behandelaar melding maken bij het vermoeden van problemen op dit gebied. Mocht je meer informatie hierover willen dan kan dit gevonden worden op https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/huiselijk-geweld/meldcode.

Waar mensen met elkaar werken, kunnen ook misverstanden ontstaan. Misschien bent u het met bepaalde zaken niet eens, of bent u ontevreden over de behandeling. Als u vragen of klachten heeft, dan kunt u deze met uw therapeut bespreken zodat er naar een oplossing kan worden gezocht. Wanneer het niet lukt om de problemen rechtstreeks met uw behandelaar op te lossen, dan kunt u gebruik maken van de Klachtencommissie. Uw behandelaar is verplicht aangesloten bij een Klachtencommissie. U kunt contact opnemen met de klachtencommissie van de Landelijke Vereniging van Vrijgevestigde Psychologen en Psychotherapeuten, LVVP, via Klachtencommissie LVVP, t.a.v. Mr. N. van den Burg, Postbus 13086, 3507 LB Utrecht.

De LVVP heeft onder andere de taak in deze kwesties te bemiddelen. De GZ-psycholoog en Psychotherapeut vallen ook onder het Tuchtrecht op grond van de Wet BIG. Op grond van deze wet kunt u uw klacht ook indienen bij het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg.